897e73eabb5fc6a640263dfb08e1a0912acd0d32

Vi inleder bakochfram med det som de kommande avsnitten ska ge dig större förståelse för – en RFI för ett HR-system. Vi kommer i sann Verismo-anda guida dig genom frågeställningar att besvara inom organisationen och områden som tenderar att glömmas bort i kreativa flow. Målet är att rusta dig för att bli en vass kravställare med goda chanser att välja ett optimalt system för ditt företag. 

En request for information, RFI, är som namnet antyder en förfrågan om information en köpare kan skicka till en leverantör. Det vanligaste är att RFIn kommer i form av en exelfil som sedan ska fyllas i utifrån givna ramar. Ibland har RFI:n föregåtts av ett första möte, ibland är RFI:n den första kontakten vi som leverantör har med köparen. Det är viktigt att frågorna som ställs i RFI:n också ger svar som går att utvärdera. Mina tre övergripande RFI-tips för köpare är:

Var tydlig. Materialet ska förhoppningsvis nå flera leverantörer och svaren ska sedan jämföras och utvärderas. För att kunna göra detta rättvist krävs att frågorna är lätta att förstå, välformulerade och går att besvara.

Harmonisera innehållet. Kanske skriver er HR-avdelning en del i RFI:n, IT en och ekonomiavdelning en. Återkommer samma fråga flera gånger? Efterfrågas helt olika funktionalitet av de olika funktionerna eller är materialet sammanhängande och genomtänkt?

Fråga det viktigaste. Att gå in på allt för detaljerade krav tidigt i processen kan flytta fokus från huvudsyftet med att köpa ett system. Tänk snarare på vad ni vill kunna göra än kring hur funktionaliteten ska vara utformad.


Fundera en stund. Hur vill du helst bli frågad för att kunna ge ett så bra svar som möjligt?


Det här blir intressant! Häng med!

/Ellen på Verismo